1. Tetapkan peraturan, penapis dan label
Semua perkhidmatan e-mel memiliki peraturan, penapis dan sistem label
yang membolehkan anda secara automatik mengerakkan e-mel masuk secara
teratur. Beberapa kaedah juga perlu dipraktikkan supaya tetapan ini
sentiasa bergerak dengan lancar.
a) Pindahkan e-mel yang penting atau pun tidak penting ke dalam folder sendiri
b) Serlahkan atau tetapkan keutamaan bagi alamat e-mel tertentu.
c) Tapis dengan perkataan spam yang biasa masuk dalam e-mel anda.
d) Tandakan jika ada e-mel-e-mel penting yang akan sentiasa dikemas kini.
2. Pastikan ia mudah
Banyak pengguna yang merumitkan e-mel mereka dengan mewujudkan puluhan
folder yang berlainan bagi membantu menyusun e-mel mereka. Kadang kala,
anda perlu memastikan ia mudah dan tidak terlalu berlebihan sehingga
membuatkan anda tercari-cari dan pening dengan kewujudan berpuluh-puluh
folder yang diwujudkan oleh diri sendiri. Apa kata lebih baik anda cuba
membuatkannya lebih mudah?
3. Jangan takut untuk padam
Selepas membaca e-mel, anda perlu terus memberikan respons dalam jangka
masa yang singkat. Jika anda masih teragak-agak dan malas untuk membaca
e-mel tersebut, ia menjadi salah satu faktor yang akan membuatkan ia
akan terabai begitu sahaja. Ambil cara mudah, jangan takut untuk memadam
atau mengambil tindakan terhadap sesuatu e-mel. Jika merasakan ia tidak
perlu, padam.
4. Sentiasa membalas e-mel dengan cepat dan pendek
Bagai sesetengah e-mel yang memerlukan balasan anda, cuba untuk
membalas dengan cepat dan pendek kerana anda tidak perlu menghabiskan
terlalu banyak masa terhadap e-mel individu. Ini mengelakkan pengirim
menunggu lama atau kemasukan banyak e-mel lain tanpa anda sedari pada
satu-satu masa.
5. Berhenti melanggan surat berita dan matikan notifikasi
Walaupun anda memiliki niat yang baik untuk mendapatkan berita terkini
melalui surat berita, jika ia terlalu banyak ia akan menyemakkan dan
mengganggu e-mel lain yang lebih penting. Selain itu, begitu juga dengan
notifikasi daripada laman rangkaian sosial anda seperti Facebook,
Twitter dan sebagainya. Matikan semua notifikasi kerana inilah
sebenarnya yang mengusutkan e-mel anda tanpa kawalan.
6. Simpan tapi jangan terlalu banyak
Cuba untuk membaca e-mel anda sekurang-kurangnya sekali setiap hari
atau pada setiap jam bergantung pada jumlah e-mel yang anda terima.
Walau bagaimanapun, jangan simpan e-mel anda yang dirasakan tidak perlu.
Buat jadual untuk memeriksa e-mel anda dalam jangka masa yang tetap dan
abaikan masa-masa lain. Jika anda mempunyai notifikasi tentang e-mel
yang baru masuk, matikan kerana ia akan lebih bersifat melarikan fokus
anda.
7. Jangan balas spam
Sesetengah akaun e-mel pasti tidak akan terlepas daripada penyelinapan
e-mel spam walaupun pelbagai perlindungan telah anda lakukan. Tetapi,
jangan sesekali membalas e-mel spam kerana ia akan mengundang bala.
8. E-mel anda bukan kalendar atau senarai tugasan
Kebanyakan pengguna hari ini tersalah anggapan dengan menganggap peti
e-mel mereka seperti kalendar dan pengingat tugasan yang perlu
dilakukan. Akibatnya, peti masuk e-mel akan penuh dengan perkara yang
sia-sia. Ada program atau perisian lain yang berasingan atau pun dokumen
teks yang boleh dijadikan sebagai kalendar atau senarai tugasan.
9. Balasan automatik, FAQ dan jawapan terkumpul
Jika anda mendapati kerap kali mendapat e-mel yang bertanyakan soalan
berkaitan sesuatu yang sama berulang kali, anda boleh memikirkan untuk
menggunakan perisian yang dapat memberikan balasan secara automatik
kepada pengirim e-mel tersebut. Selain daripada memberikan jawapan yang
lebih tepat, ia juga membantu anda membalas sesuatu e-mel dengan lebih
pantas.
10. Prihatin dengan e-mel penting
Jika anda sememangnya tahu bahawa banyak e-mel penting yang sering kali
masuk dalam peti masuk anda, simpan e-mel tersebut dengan lebih cermat.
E-mel penting terutamanya berkaitan kerja, urusan perbankan yang
penting serta sebagainya perlu diuruskan dengan bijak supaya anda bebas
untuk membersihkan peti masuk tanpa ragu-ragu lagi.
Tarikh:
6 Jun 2014
